Разработка политики деловых поездок

«Политика деловых поездок» («travel policy») – официальный документ компании, в котором прописан свод правил, стандартов и механизмов организации деловых поездок, а также инструментов контроля исполнения заявленных стандартов.

Наличие travel policy компании существенно облегчает процесс организации деловых поездок и командировок, сокращает время на каждодневную работу в первую очередь самих сотрудников компании клиента. Стандартизация процессов приводит к снижению их стоимости.

Разработка travel policy -  процесс достаточно трудоемкий и длительный. РОСАМ-СЕРВИС совместно с клиентом разрабатывает travel policy компании, которую потом возможно использовать долгие годы. Наличие разработанной с учетом особенностей Вашей компании политики деловых поездок делает Ваш бизнес независимым от конкретного исполнителя или поставщика услуг.

Наличие у компании проработанной travel policy наряду с наличием собственной системы подготовки персонала, кредитной истории, позволяющей осуществлять заимствования, и других ключевых показателей увеличивает капитализацию компании и её рыночную стоимость.

Технология разработки политики деловых поездок предусматривает работу по нескольким направлениям:

• формирование целей и задач в сфере деловых поездок;
• определение и стандартизация организационных процессов (точное описание механизмов организации командировки от момента определения необходимости в поездке до учета расходов в финансовых службах компании);
• формирование правил работы с поставщиками туристических услуг;
• введение точных финансовых показателей (командировочные расходы, бюджеты на основные виды услуг, дополнительные расходы);
• распределение ответственности компании, организаторов поездки, участников поездки, поставщика туристических услуг.

Результатом формирования политики деловых поездок является оптимизация процесса их  организации. Оптимизация происходит за счет следующих факторов:

• повышение эффективности распределения ресурсов компании, сокращение количества рабочего времени сотрудников на организацию поездки (наличие прописанных инструкций и стандартов);
• сокращение расходной части бюджета командировок (специальные тарифы, трехсторонние договора, технологии РОСАМ-СЕРВИС);
• облегчение задач управленческого учета.